Предлагаю прямо в шапке темы для регистрации, чуть ли не в самом верху, написать примерно следующий текст (красными, большими буквами):
В случае отказа зарегистрированного участника от участия в фестивале, изменения формы участия (проживание, банкет) или количества человек в экипаже, необходимо уведомить организаторов минимум за неделю до начала фестиваля. В случае неуведомоления последует пожизненный недопуск до всех фестивалей Ретро-Минск.
Если похожий текст там есть - простите не увидел. Но видимо люди пропускают. Можно описать причины такого правила, чтобы было понимание.